RPA – Robotic Process Automation ist längst kein neuer Begriff mehr. In der Industrie ist dies bereits seit langer Zeit ein etabliertes Verfahren. Es gibt bereits eine Vielzahl von etablierten Anbietern, die eine solche Lösung anbieten.

Grundsätzlich bedeutet RPA, dass strukturierte Standardprozesse durch digitale Software-Roboter automatisiert bearbeitet werden können. Somit können sich wiederholende Prozesse oder Aufgaben automatisiert werden, die sonst von Menschen (oftmals händisch) durchgeführt werden. Dabei liegt der Fokus selbstverständlich nicht darauf, den Menschen überflüssig zu machen und in diesem Sinne Kosten einsparen zu können. Es geht nur darum, dass sich der Mitarbeiter wieder auf das Wesentliche konzentrieren kann und nicht von stupider Arbeit abgehalten wird, sondern wertschöpfende Arbeit gefördert wird. Es entsteht dadurch auch mehr Raum für Kreativität (hierzu passend: Prozessmanagement als Fundament der Digitalisierung).

Bei RPA handelt sich um eine Software-Anwendung, welche die menschliche Interaktion im Prozess nachahmt und ausführt. Sie ist also kein Ersatz für eine menschliche Ressource. Unternehmen jeglicher Branche können sich dieser Software zu Nutze machen.

Vorteile

Es gibt diverse Vorteile, die dieses System bietet. Wenn man es richtig angeht, kann man durch ein solches System die Mitarbeitermotivation steigern, weil (ungeliebte) Routinearbeit automatisiert wird und sich die Person nicht mehr um diesen Prozess kümmern muss. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Mitarbeiter befähigt werden können, mittels solcher Tools die Digitalisierung voranzutreiben und sich aktiv dazu entscheiden können, welcher Prozess für die Automatisierung aus ihrer Sicht sinnvoll erscheint. Die Mitarbeiter können diese Software zumeist selbstständig bedienen, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein – es wird also auch ein digitales Know-How geschaffen.

Erfahrungsgemäß sind Prozesse in zwei bis sechs Wochen, von Planung bis zur Inbetriebnahme, automatisierbar. RPA interagiert dabei mit bereits bestehenden Systemen und führt die entsprechende Arbeit des Mitarbeiters aus. Der Hintergrund ist, dass qualifizierte Mitarbeiterressourcen nicht für monotone Arbeit zweckentfremdet werden sollen. Zudem kann kann auch die Bearbeitungszeit durch eine solche Software beschleunigt werden.

Nachteile

Es ist jedoch nicht alles Gold was glänzt. Was jetzt nach einer schnellen, (relativ) kostengünstigen Vereinfachung der Prozesse klingt, ist genauer betrachtet nur ein Workaround.

Es ist durchaus eine sehr gute Möglichkeit, um die Mitarbeiter mit digitalen Tools vertraut zu machen und diese im Prozess selbstständig zu befähigen. Auf lange Sicht wird jedoch deutlich, dass keine konkrete Prozessanalyse stattfindet. Ein schlechter Prozess, der nun digital und automatisiert stattfindet, bleibt trotzdem ein schlechter digitaler Prozess – “shit in, shit out”.

Um ganzheitlich Effizienzen zu steigern, müssen Prozesse auf den Prüfstand gestellt werden und entsprechend optimiert werden. Oftmals sind standardisierte Routineprozesse nur Teilprozesse eines großen Ganzen. Hier gilt es zu eruieren, inwieweit der Teilprozess notwenig ist. Wird ggf. doppelte Arbeit verrichtet? Kann der gesamte Prozess ggf. so optimiert werden, dass Teilprozesse entfallen oder durch Optimierungen Effizienzen steigern?

Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass sich keine komplizierten Prozesse darüber abbilden lassen. Das Tool gerät schnell an seine Grenzen. Dabei sind es oftmals die komplizierten und großen Prozesse, bei denen es notwendig ist, diese zu überdenken und zu automatisieren, um wirklich wertschöpfende Ergebnisse zu erzielen.

Fazit

Die Einführung von RPA ist grundsätzlich kein schlechtes Vorhaben. Vor allem hinsichtlich des Change-Managements und der Steigerung der digitalen Kompetenz bei den Mitarbeitern, ist es ein sinnvolles Tool. Es sollten jedoch die Anforderungen und die Tool-Landschaft im Unternehmen detaillierter betrachtet werden, inwiefern ein solches System den Anforderungen gerecht wird und eine wirkliche Effizienzsteigerung bewirkt. Der Prozess sollte im Vorfeld angeschaut und untersucht werden. Wichtig ist es, dass der Fokus dabei nicht auf dem Teilprozess liegt, sondern das große Ganze betrachtet und die Notwendigkeit hinterfragt wird. Langfristig ist es am klügsten, die Prozesslandschaft zu überprüfen und zu optimieren und im Anschluss in den bereits optimierten Prozessen, Teilprozesse zu identifizieren, welche durch ein solches Tool automatisiert werden können.

Sebastian Karger

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