In den letzten Jahren des digitalen Wandels haben bereits viele Unternehmen begonnen ihre Strukturen umzustellen, sich vermehrt digitalen Projekten zu widmen und offener gegenüber neuen Technologien und Methoden zu sein. Hinzu kommen stetig neue Impulse und Ideen, die aufkommen und mit denen sich Unternehmen zusätzlich beschäftigen. Den Überblick nicht zu verlieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, fällt dann oftmals schwer.

Mittels einer Digitalisierungslandkarte können wir relativ zügig einen solchen Überblick schaffen und verdeutlichen, ob das vermeintlich Richtige richtig gemacht wird. Im Wesentlichen besteht eine Digitalisierungslandkarte aus folgenden Schritten:

Vorgehen:

• Identifizierung von Kernprozessen
• Aufnahme IST-Zustand der Kernprozesse (Vorgehen und Tools)
• Bewertung des IST-Zustandes
• Erstellung einer Digitalisierungslandkarte
• Handlungsempfehlung ableiten

Mit wenigen Aufwenden können dadurch sinnvolle Erkenntnisse abgeleitet werden.

Aus unserem Alltag möchten wir ein Best Practice Beispiel aufführen, wie es Unternehmen gelingt, den Überblick zu bewahren und stets die richtigen Entscheidungen fällen zu können.

Best Practice:

Das erste Kick-Off-Meeting bei dem Unternehmen vor Ort offenbarte bereits die gelebten Strukturen. Viele Altlasten wurden über die Jahre hinweg mitgeschleppt und über die Sinnhaftigkeit nicht mehr diskutiert – es wurde so hingenommen. “Wird schon seine Richtigkeit haben”.

Das Unternehmen hatte es sich bereits zum Vorsatz gemacht, einige Strukturen und Tools auf den Prüfstand zu stellen. Aufgrund eines Wechsels in der Geschäftsführung, kam es zu einem digitalen und strukturellen Wandel. Mitarbeiter waren von nun an aufgefordert aktiv Ideen, Impulse und Vorschläge einzubringen, um das Unternehmen prozessual und digital zu verbessern.

Erste konkrete Ideen wurden bereits detailliert aufgenommen, um diese Ideen zeitnah in die Tat umzusetzen. Schnell war klar: Hier fehlt ein Überblick darüber, welche Abteilung sich mit welchen Kernprozessen tagtäglich auseinandersetzt, welche Auffälligkeiten in diesen Kernprozesse herrschen, welche Tools für einzelne Kernprozesse verwendet werden und ob diese Tools überhaupt sinnvoll sind. Für das Unternehmen vor allem auch interessant: Sind die verfolgten Ideen richtig bzw. können diese umgesetzt werden oder bedarf es hier einer anderen Priorisierung.

Die IST-Aufnahme und Bewertung des IST-Zustandes:

Im Folgenden haben wir uns mit den einzelnen Abteilungen zusammengesetzt und Kernprozesse gemeinsam identifiziert. Uns wurde grob erklärt, wie und mit welchen Tools gearbeitet wird.

Dabei ist im ersten Schritt direkt aufgefallen, dass viele Insellösungen implementiert wurden. Es wurde im Vorfeld keine detaillierte Anforderungsaufnahme definiert, um sich für ein passendes System zu entscheiden. Jedes System arbeitet autark und ist auch nicht vollumfänglich für dieses Unternehmen customized worden.

Insellösungen und damit einhergehende Datensilos sind Herausforderungen, vor denen viele Unternehmen stehen, weil die Datenquellen oftmals nicht genug hinterfragt werden. Dadurch entstehen oftmals Doppelungen und Redundanzen von Daten in verschiedenen Systemen, weil keine ausreichende Verknüpfung der Systeme gewährleistet wird oder werden kann. So auch in diesem Fall: Die vielen Datensilos beeinträchtigen eine effiziente Arbeitsweise. Zusätzlich erschweren die nicht ausreichend angepassten Systeme die Arbeit (hierzu passend: Brauchen Sie eine Datenstrategie?).

Auch die Handhabung in den Prozessen war noch sehr manuell geprägt – mit vielen Excel-Listen. Augenscheinlich wurde in dem Unternehmen keine gemeinsame Zielvorstellung verfolgt. Jede Abteilung hat mehr oder weniger autark gearbeitet, um dem Geschäftssinn zu entsprechen. Somit hatte jede Abteilung seine ganz eigene Zielvorstellung.

Die Digitalisierungslandkarte:

Alle evaluierten Erkenntnisse, Vorhaben und Ideen wurden in einer entsprechenden Landkarte aufgeführt und veranschaulicht:

Die Handlungsempfehlung:

Das Unternehmen hatte sich gewünscht, dass wir im Anschluss dieses Projektes eine Empfehlung zur Priorisierung der konkreten Ideen geben können.

In diesem Fall mussten wir jedoch erst einmal einen Gang zurückschalten: Es fehlte an einer ganzheitlichen Vision und Zielvorstellung. Dies ist die Grundlage für ein gemeinsames Arbeiten und die Einleitung weiterer Maßnahmen. Im zweiten Schritt ist es notwendig, dass Anforderungen mittels eines umfassenden Anforderungskataloges aufgenommen werden, um aktuelle Systeme anzupassen oder ggf. auszutauschen und neue Systeme optimal in die bestehende Systemlandschaft einzupflegen.

Erst auf Basis eines Anforderungskataloges sollten weitere Entscheidungen über die Einführung oder Abschaffung von Systemen beschlossen werden.

Fazit:

Als Unternehmen ist es wichtig, nicht blind auf die Digitalisierung zu zulaufen und sich möglichst viele digitale Tools anzuschaffen, um der Digitalisierung zu entsprechend. Oftmals ist es notwenig einen kurzen Stopp einzulegen, das große Ganze zu überblicken und die wirklich relevanten Schritte abzuleiten und ggf. auch nochmal einen Schritt zurück zugehen, um im Anschluss in großen Schritt vorangehen zu können.

Viele Unternehmen kommen permanent mit neuen Ideen und Impulsen in Berührung. Wir unterstützen Sie dabei den richtigen Weg zu finden und begleiten Sie darüber hinaus auch bei der Umsetzung. Unsere Digitalisierungslandkarte schafft einen Überblick über laufende und geplante Vorhaben und sorgt für einen roten Faden.

Kontaktieren Sie uns gerne, um weitere Informationen zu erhalten oder wenn Sie sich dazu unverbindlich mit uns unterhalten möchten.