Prozessmanagement und Digitalisierung – passt das überhaupt zusammen? In Zeiten der Digitalisierung kommt in vielen Unternehmen immer häufiger die Frage auf, wie überhaupt in der eigenen Organisation gearbeitet wird. Man hört an jeder Ecke von Start-Ups und Konzernen, die mit agilen Arbeitsweisen, Automatisierung oder mit Hilfe von IoT (Internet der Dinge) das eigene Unternehmen enorm effizient und effektiv aufstellen. Hier werden allerdings oftmals die vorher zu erledigenden Hausaufgaben, nämlich ein gutes Prozessmanagement, komplett vergessen. Ohne ein solides Fundament, bei dem die internen Prozesse klar sind, tätigt man schnell die falschen Investitionen oder startet nicht zielführende Projekte.

Einen schlechten analogen Prozess zu digitalisieren oder gar zu automatisieren, macht den eigentlichen Prozess dadurch nicht zu einem sinnvollen Prozess. Bevor man also, getrieben durch Zugzwang oder Innovationseifer entsprechende Projekte (z.B. in Form eines eigenen Onlineshops oder der eigenen App) startet, ist es häufig deutlich lohnender, die eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen.

Definition: Was ist Prozessmanagement und wozu braucht man es?

Als Prozessmanagement bezeichnet man die Planung, Organisation, Steuerung und Kontrolle der Wertschöpfungskette eines Unternehmens im Hinblick auf die Unternehmensziele. Man möchte z.B. höhere Qualität und marktgängigere Innovation in kürzester Zeit mit sinkenden Kosten realisieren. Zur Verbesserung und Steuerung werden entsprechende Kennzahlen verwendet.

Das Prozessmanagement verhilft Unternehmen zu mehr Effizienz und Effektivität in einzelnen Funktionsbereichen. Es verhilft Unternehmen zu einer besseren Wettbewerbsposition. Und es erbringt einen wichtigen Teil zum Unternehmenserfolg: Die Umsatzrentabilität ist in vielen Fällen gekoppelt an ein konsequent umgesetztes Geschäftsprozessmanagement.

Unternehmen streben also nach effizienteren und effektiveren Prozessen, möchten ihre Wettbewerbsposition verbessern und den potenziellen Unternehmenserfolg erhöhen. Das Prozessmanagement ermöglicht Unternehmen letztlich all ihre unternehmensweiten Prozesse zu untersuchen, zu beobachten und gegebenenfalls zu verändern bzw. zu optimieren. Das übergeordnete Ziel des Prozessmanagement ist es, freie Ressourcen für das eigene Unternehmen zu schaffen, die wiederum an anderer Stelle gewinnbringender eingesetzt werden können.

In den kommenden 5 Schritten wird eine mögliche Vorgehensweise für das Prozessmanagement beschrieben:

Schritt 1: Datenerhebung

Im ersten Schritt geht es um die Erhebung der Daten. Es werden Prozesse ausgewählt und anhand dieser eine Ist-Analyse durchgeführt. Es bietet sich an zunächst mit dem oder den Kernprozess(en) zu beginnen, da hier höchstwahrscheinlich die größte Wertschöpfung im Unternehmen liegt. Ein Industrieunternehmen oder auch ein Handelsunternehmen sollte zum Beispiel den Prozess bzw. die Prozesse vom Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung angehen. Wichtig im ersten Schritt sind vor allem die neutrale Informationsgewinnung über die entsprechenden Abfolgen im Unternehmen.

Schritt 2: Modellierung

Sobald die Informationen aufgenommen sind, beginnt die Prozessmodellierung. Es sollten entsprechende Grundsätze bzgl. der Dokumentation und Aufbereitung der Daten vorher intern festgelegt werden mit dem Ziel einer einheitlichen Prozesslandkarte, in welcher alle relevanten Prozesse einheitlich abgebildet sind.

Für die Modellierung der jeweiligen Prozesse eignen sich verschiedene Modellierungssprachen und diverse Softwareanbieter. Auf zwei spezielle Modellierungssprachen möchten wir hier etwas näher eingehen – die Modellierung in Form einer EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) bzw. die Modellierung in BPMN (Business Process Model and Notation). Auf das bekannte Flussdiagramm sollte man hier nicht setzen, da es hierfür keinerlei festgelegten Regeln gibt und somit eine einheitliche Darstellung in der gesamten Organisation schwierig wird.

• EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette):
  Der Vorteil einer EPK ist, dass die Geschäftsprozesse grafisch dargestellt werden und somit auch leichter für Personen zu greifen sind, die sich nicht mit dem Prozess oder der Modellierung auskennen. Die Teilschritte eines Prozesses können hier übersichtlich und vor allem leicht verständlich dargestellt werden. Bei sehr komplexen Abläufen sowie Überwachungstätigkeiten wird die Abbildung problematisch und kann unübersichtlich werden. 
• BPMN (Business Process Model and Notation):
  Für die Nutzung von BPMN spricht die Anwendungsmöglichkeit einer Diagrammart mit wenig verschiedenen Elementen. Zudem ist BPMN eine Modellierungssprache, die international standardisiert ist. Von der ersten BPMN-Skizze zum fertigen Diagramm ist es häufig allerdings ein langer Weg, da viele Wiederholungen von Teilprozessen notwendig sind.

Schritt 3: Ist-Analyse

Ist die Modellierungsform ausgewählt und der Prozess vollständig modelliert, geht es in diesem Schritt um die Ist-Analyse der erhobenen Daten. So können Schwachstellen in der Organisation bzw. im Prozess aufgedeckt und hinterfragt werden. In diesem Schritt wird geprüft und entschieden, inwieweit der bestehende Prozess angepasst, optimiert oder gar komplett erneuert werden soll.

Schritt 4: Neuer Soll-Prozess

Top-Down oder Bottom-Up? Grundsätzlich orientiert sich der Top-Down-Ansatz stärker an der strategischen Ausrichtung und der Bottom-Up-Ansatz mehr auf die operative Ausrichtung.

Empfehlenswert ist eine Kombination aus Prozessdokumentation mit einer gewissen Detailtiefe und einem komplett neuen Ansatz, wobei der Fokus auf den jeweiligen Teilprozess-Zielen liegen sollte.

Schritt 5: Einführung der neuen Prozesse

Steht der neue Soll-Prozess geht es an die Umsetzung in der Organisation. Hierfür sollte eine entsprechende Strategie entwickelt, ggf. neue Arbeitsanweisungen verfasst und die Mitarbeiter in die neue Prozessumsetzung einbezogen werden.

Zusammenfassung

Prozessmanagement ist eine extrem wirkungsvolle Methode die eigene Organisation effizienter aufzustellen. Egal welche Größe das Unternehmen hat, der Aufwand das Prozessmanagement zu etablieren lohnt sich. Gerade beim Aufbau eines eigenen Prozessmanagements, aber auch bei der Betrachtung einzelner Kernprozesse, ist es extrem wertvoll einen Blick von Außerhalb und nicht durch die Unternehmensbrille zu bekommen, da sonst schnell zu stark an der eigenen Legacy festgehalten wird.

Wie jeder Veränderungsprozess im eigenen Unternehmen, spielt auch im Prozessmanagement eine gute Strategie im Hinblick auf das Change-Management eine wichtige Rolle. In Kombination mit Ansätzen aus dem Lean Management (z.B. Wertstromanalyse) lassen sich enorme Ressourcen freischaufeln.

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Sebastian Karger

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