Neue Mitarbeitende sollen möglichst schnell arbeitsfähig werden, interne Abläufe verstehen und sich sicher in den vorhandenen Systemen zurechtfinden. In der Praxis ist das dafür notwendige Wissen jedoch häufig über viele Stellen verteilt: Prozessbeschreibungen, Schulungsunterlagen, SharePoint, Teams, Wikis, Handbücher, E-Mails, ERP-/CRM-Systeme oder erfahrene Kolleginnen und Kollegen. Das führt dazu, dass neue Mitarbeitende viele Fragen stellen müssen, erfahrene Fachkräfte immer wieder dieselben Themen erklären und wichtiges Erfahrungswissen oft nur informell weitergegeben wird. Besonders herausfordernd wird dies, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, Rollen wechseln oder mehrere neue Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig eingearbeitet werden müssen.
Liquam entwickelt gemeinsam mit dem Kunden einen KI-gestützten Onboarding-Assistenten, der neue Mitarbeitende bei der Einarbeitung unterstützt und internes Wissen direkt im Arbeitsalltag nutzbar macht.
Die Lösung beantwortet typische Fragen, erklärt interne Prozesse, verweist auf relevante Dokumente und unterstützt bei der Orientierung in Systemen, Zuständigkeiten und Abläufen. Je nach Rolle oder Fachbereich können unterschiedliche Wissensbereiche, Einarbeitungspläne und Lernpfade bereitgestellt werden.So entsteht ein digitaler Ansprechpartner, der jederzeit verfügbar ist, neue Mitarbeitende Schritt für Schritt begleitet und erfahrene Kolleginnen und Kollegen im Tagesgeschäft entlastet.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein mittelständisches Unternehmen stand vor der Herausforderung, neue Mitarbeitende schneller und strukturierter einzuarbeiten. Viele wichtige Informationen lagen verteilt in Prozessdokumentationen, Schulungsunterlagen, Dateiablagen, Präsentationen und den Köpfen erfahrener Mitarbeitender vor.Neue Kolleginnen und Kollegen mussten sich Wissen mühsam zusammensuchen oder regelmäßig erfahrene Fachkräfte ansprechen. Gleichzeitig bestand das Risiko, dass wichtiges Erfahrungswissen bei Personalwechseln verloren geht.
Ziel des Projekts war es, dieses Wissen zentral nutzbar zu machen und einen KI-Assistenten aufzubauen, der neue Mitarbeitende bei typischen Fragen unterstützt, interne Abläufe erklärt und sie durch die ersten Wochen im Unternehmen begleitet.
Liquam analysiert zunächst gemeinsam mit dem Kunden, welche Informationen für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Schulungsunterlagen, Organigramme, Systemdokumentationen, interne Richtlinien, FAQs, Präsentationen oder bestehende Wissensdatenbanken.
Diese Inhalte werden strukturiert aufbereitet und in eine unternehmensspezifische Wissensbasis überführt. Darauf aufbauend entwickelt Liquam einen KI-Onboarding-Assistenten, der über eine einfache Benutzeroberfläche nutzbar ist und neue Mitarbeitende bei ihren Fragen unterstützt.Der Assistent kann unter anderem interne Prozesse erklären, passende Dokumente finden, Ansprechpartner nennen, typische Abläufe beschreiben oder bei der Nutzung interner Systeme helfen. Antworten können mit Quellenangaben versehen werden, sodass nachvollziehbar bleibt, auf welcher internen Information die Antwort basiert. Optional können rollenbasierte Einarbeitungspläne ergänzt werden. Ein neuer Mitarbeitender im Vertriebsinnendienst erhält dann beispielsweise andere Inhalte, Aufgaben und Lernschritte als eine neue Kollegin in der Qualitätssicherung, im Einkauf oder in der Produktion.
Ein weiterer Baustein ist die strukturierte Sicherung von Erfahrungswissen. Dafür können Gespräche mit erfahrenen Mitarbeitenden aufgenommen, transkribiert und in verwertbare Wissensbausteine überführt werden. So wird nicht nur bestehendes Dokumentenwissen nutzbar gemacht, sondern auch informelles Know-how langfristig gesichert.
Die Lösung wird individuell auf die vorhandene IT-Landschaft, die Datenstruktur und die Anforderungen des Kunden abgestimmt. Dabei können Rechte- und Rollenkonzepte, Datenschutzanforderungen sowie bestehende Systeme wie SharePoint, DMS, ERP, CRM oder interne Wikis berücksichtigt werden.
