Excel ist zweifellos eines der am weitesten verbreiteten und genutzten Softwaretools in Unternehmen. Es hat sich über die Jahre als unverzichtbares Werkzeug etabliert. Doch die tiefe Verwurzelung von Excel hat auch ihre Tücken, besonders wenn es darum geht, komplexe unternehmerische Anforderungen zu bewältigen.

Die Erstellung individueller Excel-Lösungen ist in vielen Organisationen üblich, selbst wenn spezialisierte Softwarelösungen besser geeignet wären, um bestimmte Aufgaben zu bewältigen. Was einst als einfache Kalkulation begann, entwickelt sich schnell zu komplexen Makros und umfangreichen Arbeitsmappen, die nur schwer zu beherrschen sind. Mit zunehmender Größe und Komplexität steigt das Risiko von Fehlern, während das Nachvollziehen von Änderungen und Verläufen in diesen Dateien zur Herausforderung wird.

Excel, ursprünglich als Tabellenkalkulation konzipiert, ist einfach keine geeignete Lösung für komplexe Aufgaben wie zum Beispiel Enterprise Resource Planning (ERP) oder spezifische Produktionsplanung, etc..

Trotzdem klammern sich viele Unternehmen an ihre individuellen Tabellen. Ein häufiges Problem ist, dass Unternehmen in Excel angepasste Arbeitsprozesse und Datenmodelle entwickelt haben, die in standardisierten Lösungen nicht wiederzufinden sind. 

Doch spätestens an einem gewissen Punkt wird es unerlässlich, die Geschäftsprozesse zu professionalisieren und zu stabilisieren. Die Gefahr, wertvolles Potenzial zu verschwenden, ist groß, wenn nicht auf kompetente Lösungen gesetzt wird. Ein Excel Ersatz ist zwingend notwendig.

Die Schattenseiten von Excel in Unternehmen

• Kosten und Zeit: Excel mag zwar eine kostengünstige Lösung sein, doch wenn es um komplexe Aufgaben geht, kann es enorme Zeitressourcen verschlingen. Mitarbeiter verbringen Stunden damit, Daten manuell einzugeben und zu bearbeiten, anstatt sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

• Mangelnde Nachvollziehbarkeit: Änderungen und Verläufe von Daten in Excel-Tabellen sind oft schwer nachzuvollziehen. Dies kann zu Fehlern führen und die Sicherheit der Daten gefährden.

• Insellösungen: Unternehmen neigen dazu, in verschiedenen Abteilungen und Teams isolierte Excel-Lösungen zu verwenden, die nicht miteinander kommunizieren können. Dies führt zu Ineffizienz und Dateninkonsistenzen.

Die Lösung: Ersatz von Excel durch spezialisierte Software

Um die genannten Probleme zu überwinden, ist der Umstieg von Excel auf spezialisierte Software unabdingbar. Dies kann eine Standard-Software (von der Stange) oder eine individuell entwickelte Softwarelösung sein.

Diese Lösungen können Geschäftsprozesse ganzheitlich digital abbilden. Dies führt zu einer erheblichen Minimierung von Fehlern, einer drastischen Zeitersparnis und einer zentralen Datenverwaltung. Die Nutzung von spezialisierten Systemen trägt zur Effizienzsteigerung bei.

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Natürlich bedeutet dies nicht das Ende von Excel. Es kann weiterhin als wertvolles Werkzeug dienen, um Daten übersichtlich auszuwerten, insbesondere in kleinerem Rahmen.

Die Herausforderungen bei der Umstellung

Die Umstellung von Excel kann jedoch auf Widerstand stoßen. Mitarbeiter, die jahrelang zentrale Tabellen gepflegt haben, wollen ihre Rolle evtl. ungern abgeben und fühlen sich überflüssig. Dies erfordert ein gutes Change Management.

Darüber hinaus spielen finanzielle Investitionen und Zeit eine wichtige Rolle. Die Implementierung neuer Software erfordert Ressourcen, sei es für die Anpassung, das Training der Mitarbeiter oder die Migration von Daten. Dies kann als Hindernis für Unternehmen erscheinen, insbesondere wenn sie bereits in Excel-Lösungen investiert haben.

Insgesamt ist die Umstellung von Excel auf spezialisierte Software nicht nur ein technischer Schritt, sondern eine Veränderung im gesamten Unternehmensgefüge, die gut begleitet werden muss und sollte.

Liquam konnte bereits bei einer Vielzahl an Projekten bei der Softwareauswahl unterstützen sowie mit der eigenen Full-Stack Softwareentwicklung individuelle Lösungen für Unternehmen bauen.

Sebastian Karger

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