Viele Unternehmen stehen vor der Aufgabe, eine große Anzahl an Kundenanfragen und Bestellungen effizient zu verarbeiten. Diese Aufträge erreichen das Unternehmen über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Fax oder Telefon und müssen oft manuell in die Systeme übertragen werden. Das führt zu hohem Zeitaufwand, erhöhtem Personalbedarf, hohen Prozesskosten und einem erhöhten Risiko von Eingabefehlern – bei gleichzeitig steigendem Druck, schnell und zuverlässig zu liefern.
Liquam hat gemeinsam mit dem Kunden eine KI-gestützte Lösung entwickelt, die den gesamten Prozess der Auftragserfassung automatisiert, strukturiert und dynamisch anpasst.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Ein Handelsunternehmen mit über 200 Vertriebsinnendienst-Mitarbeitern benötigte bisher enorme Ressourcen, um täglich eine Vielzahl an Bestellungen manuell zu verarbeiten. Der Prozess war fehleranfällig und zeitintensiv. Ziel war es, durch KI-gestützte Automatisierung den manuellen Aufwand deutlich zu reduzieren und gleichzeitig eine verbesserte Kundenbetreuung sicherzustellen.
In diesem Projekt hat Liquam für ein Handelsunternehmen eine maßgeschneiderte, KI-gestützte Auftragserfassung entwickelt, die exakt auf die Prozesse und Systeme des Kunden zugeschnitten ist. Ausgangspunkt war eine umfassende Analyse der Bestellkanäle, Formate und bisherigen Abläufe. Ziel war es, eine Lösung zu schaffen, die Bestellungen automatisiert erfasst, strukturiert und in die bestehenden ERP-Systeme überführt.
Die entwickelte Lösung nutzt KI, um eingehende Bestellungen aus E-Mails, Faxen oder anderen Formaten zu erkennen, Inhalte wie Artikelnummern oder Mengen zuverlässig zu extrahieren und automatisch den passenden internen Prozess zu starten. Fehlende oder unklare Informationen werden erkannt, und die KI erstellt automatisch Rückfragen an den Kunden.
Zur Sicherstellung von Transparenz und Qualität wurde ein Dashboard integriert, das den Bearbeitungsstatus in Echtzeit anzeigt und die Performance der Automatisierung analysiert. Die Lösung ist flexibel erweiterbar, etwa um mehrsprachige Verarbeitung, Bilderkennung (z. B. von technischen Zeichnungen) oder die Integration in Kundenportale.
