Digitale Rechnungen
Zusammenfassung
Als Tochterunternehmen der HASPA Finanzholding verwaltet die Nord-IMMO Management GmbH & Co. KG ein Immobilienportfolio von ca. 750 Millionen Euro. Als Teil der Digitalisierungsstrategie hat sich die Nord-IMMO zum Ziel gesetzt, den komplexen Rechnungseingang und die -verarbeitung zu digitalisieren, um nachhaltig die Prozesse effizienter, sicherer und dynamischer zu gestalten.
Die Herausforderung
Durch das große zu betreuende Portfolio der Nord-IMMO werden viele unterschiedliche Dienstleistungen von Beispielsweise Handwerkern und Baufirmen in Anspruch genommen. Besonders die komplexen Baurechnungen erfordern individuelle Prozesse zur Bearbeitung, Freigabe und Begleichung. Die Herausforderungen der Corona-Pandemie erschwerten die Verarbeitung von analogen Rechnungen zusätzlich.
Die Komplexität der verschiedenen Prozesse erforderte ein digitales Tool, dass die Prozesse effizienter und sicherer gestaltet und dynamisch abbilden kann. Eine Lösung von der Stange gibt es für solche Anforderungen nicht, es brauchte eine individuell konfigurierbare Lösung, die sich ideal in die bestehende IT-Landschaft eingliedert.
Die Lösung
Nach tiefgehender Analyse und Dokumentation der bestehenden Prozesse, wurden darauf basierend Anforderungen an ein digitales Tool festgehalten und Anbieter evaluiert.
Zusammen mit einem Umsetzungspartner und Liquam als „Bauaufsicht“ für das Projekt, sowie Begleiter des Change-Managements, hat die Nord-IMMO binnen einiger Monate ein individuelles Workflow Tool implementiert, das den Besonderheiten der einzelnen Prozesse gerecht wird und diese digital und effizienter gestaltet.
Regelmäßiger Austausch zwischen Implementierungspartnern und Projektleitung, sowie das aktive Einbeziehen der Mitarbeiter sorgten dabei für einen produktiven Informationsfluss und Motivation bei der Belegschaft. Gemeinsam wurden Lösungen für verschiedene Herausforderungen erarbeitet und umgesetzt.
Das Ergebnis
Durch die Einführung des Workflow Tools wurde erfolgreich ein weiterer Baustein in die digitale IT-Landschaft der NordIMMO hinzugefügt. Alle Rechnungen können nun digital und ortsunabhängig bearbeitet werden, Freigabeprozesse erfolgen direkt im System und sparen Zeit.
Für die Herausforderungen der verschiedenen Prozesse wurden individuelle Lösungen implementiert. Das Ergebnis:
Die Zeitersparnis pro Rechnung beträgt nun ca. 5 Minuten. Bei ungefähr 6.100 Rechnungen bedeutet das eine Ersparnis von 64 Personentage im Jahr.
Zusätzlich herrscht mehr Transparenz, Effizienz und Prozesssicherheit dank digitaler Dokumentation der Vorgänge, sowie vereinfachten Möglichkeiten zum Durchsuchen der Dokumente (Volltextsuche, Filteroptionen, etc.)
Claas Ronning, Kaufmännischer Leiter und Prokurist:
“Liquam stellt einen wesentlichen Baustein in der Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse hinsichtlich der vordergründigen Umsetzung als auch des dahinter liegenden Change- Managements dar.”
Exkurs:
Digitalisierung Rechnungen:
Rechnungen kommen sowohl in postalischer als auch PDF-Format ins Postfach. Die postalischen Rechnungen werden als PDFs eingescannt. Nun werden die Rechnungen mithilfe der sog. OCR-Technologie automatisiert ausgelesen, die es erlaubt, die relevanten Informationen zu extrahieren, in Folge-Software einzupflegen und zu verarbeiten. So können z.B. direkt die Kreditoren identifiziert, der Betrag der Rechnung ermittelt und entsprechende Freigabeschemas aktiviert werden.
Was ist ein Rechnungsworkflow?
Ein Rechnungsworkflow umfasst alle Tätigkeiten, die die Bearbeitung von Rechnungen betreffen, wie zum Beispiel die Rechnungsprüfung, Kontierung und Archivierung. Bei einem digitalen Rechnungsworkflow geschieht dies mithilfe von Software. In Kombination mit digitalisierten Rechnungen können so Prozesse papierlos, effizienter gestaltet und automatisiert gestaltet werden.
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