Wie finde ich die richtige Software für die individuellen Anforderungen meines Unternehmens?

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Viele Unternehmen stehen irgendwann vor der Herausforderung, passende Software für ihre individuellen Anforderungen zu finden. Dabei hat jedes Unternehmen seine spezifischen Strukturen und Prozesse, die in der digitalen Lösung ebenso abgebildet werden müssen wie auch in der realen Welt.

Grundsätzlich sollte das Bewusstsein vorherrschen, dass es vermutlich nicht die perfekte Lösung für die verschiedenen, vielfältigen Anforderungen am Markt geben wird. Die Eigenentwicklung einer Software ist jedoch aufgrund von hohen Aufwänden meistens ebenso wenig empfehlenswert. Aus diesem Grund gilt es, durch eine gezielte Evaluierung der verfügbaren Softwarelösungen, die Software zu finden, die die individuellen Anforderungen des Unternehmens am besten abdeckt. 

Wenn es um die Implementierung von Softwarelösungen geht, können Unterschiede zwischen den Prozessen im Unternehmen und den abgebildeten Prozessen in der Software zu Herausforderungen führen. Insbesondere bei großen Software-Produkten / Standardsoftware auf dem Markt ist es ratsam, die generischen Prozesslösungen in der Software als “best practice” anzusehen und die eigenen Prozesse so gut wie möglich an die Rahmenbedingungen der Software anzupassen.

Empfehlenswert ist es daher die Prozesse auf die universellen Lösungen der Software abzustimmen. So kann man sicherstellen, dass die Software effektiv und effizient im Unternehmen eingesetzt werden kann, ohne dass aufwendige Modifikationen vorgenommen werden müssen.

Wie identifiziert man die richtige Software?

Bei komplexen Softwarelösungen, wie beispielsweise einem ERP-System, reicht eine Indikation aus den Inhalten einer Vergleichsplattform jedoch nicht aus. Viel relevanter ist hier bei der Entscheidung, wie gut die Software auf das Unternehmen im Detail passt und welche Differenzen es gibt, die gegebenenfalls durch Modifikationen am Unternehmen oder der Software überwunden werden müssen.

Welche Kriterien sind bei der Softwareauswahl zu beachten?

Die Anforderungen an die Auswahl einer Software für ein Unternehmen können je nach Unternehmen und individuellen Anforderungen variieren. Dennoch vermögen die folgenden Punkte einen ersten Überblick zu verschaffen:

• Funktionalität: Die Software muss alle erforderlichen Funktionen und Features für die Unterstützung der Geschäftsprozesse des Unternehmens bereitstellen und sowohl aktuellen als auch zukünftigen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.

• Skalierbarkeit: Die Software sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren und sich an ändernde Anforderungen anzupassen.

• Benutzerfreundlichkeit: Mitarbeiter sollten die Software einfach bedienen und schnell erlernen können. um die Einarbeitungszeit zu reduzieren.

• Integration: Eine nahtlose Integration mit anderen Systemen und Anwendungen im Unternehmen ist unerlässlich, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.

• Sicherheit: Die Software muss robuste Sicherheitsfunktionen bieten, um die Vertraulichkeit und Integrität von Unternehmensdaten zu gewährleisten.

• Support und Schulung: Ein guter Kundensupport und Schulungsdienste vom Anbieter sind erforderlich, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter des Unternehmens die Software optimal nutzen können.

• Kosten: Die Kosten für die Software müssen im Einklang mit dem Budget des Unternehmens und den erwarteten Geschäftsvorteilen stehen und sollten sowohl direkte als auch indirekte Kosten wie Schulungs-, Implementierungs- und Wartungskosten berücksichtigen.

• Zukunftssicherheit: Die Software sollte sich an zukünftige Entwicklungen in der Branche anpassen können, wie z.B. Änderungen in der Technologie und gesetzliche Anforderungen.

Was sind die ersten Schritte zur richtigen Software?

Zunächst müssen die Anforderungen an eine Software klar definiert sein. Hierbei sind „User Stories“ hilfreich. Prägnante Beschreibungen von Anforderungen lassen sich durch diese Methodik definieren und festhalten. Mit User Stories kann übersichtlich nachvollzogen werden, welche Alltagssituationen und Prozessschritte mit der Software abgedeckt werden sollen.

Das reicht jedoch nicht, um die Passgenauigkeit der Softwarelösung für das Unternehmen zu identifizieren. Deshalb sollte sich seitens des Unternehmens überlegt werden, an welchen Stellen im Prozess die Softwarelösung eingesetzt werden soll, welche Daten verarbeitet werden müssen und welcher Output erwartet wird.

Das Ziel darf hier nicht sein, jedes einzelne Detail der Prozessschritte und Daten zu kennen, sondern vielmehr die übergreifenden Ziele des Geschäftsprozesses zu definieren, um die Software auf diese ausrichten zu können.

Das Hinterfragen der aktuellen Prozessschritte und Anforderungen kann dabei dazu beitragen, Verbesserungspotenziale in den bestehenden Prozessen aufzudecken. Durch eine kritische Betrachtung und Hinterfragung der Anforderungen erkennt man potenzielle Optimierungsmöglichkeiten der Prozesse sowie die Auswirkungen einer neuen Softwarelösung auf die Geschäftsprozesse.

Man kann die gesammelte Anforderungen in der Form eines Lastenheftes zusammentragen und mit Prioritäten gewichtet. Dieses Anforderungsdokument dient als Grundlage zur Bewertung der Passgenauigkeit der auszuwählenden Software auf die unternehmensspezifische Herausforderung. Auf diese Art und Weise ist es möglich, anhand der individuellen Bedürfnisse mehrere Softwarelösungen am Markt miteinander zu vergleichen.

Aufbauend auf dem Anforderungsdokument, beginnt man mit der Recherche nach potenziellen Softwareanbietern, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Hier begibt man sich leicht auf ein „gefährliches Terrain“, denn der Vertrieb dieser Anbieter ist möglicherweise stärker von der Passgenauigkeit überzeugt, als es ein unabhängiger Berater dies bewerten würde.

Entscheidungsfindung: Was nun für Sie zu tun ist

Erstellen Sie eine Bewertungsmatrix für die potenziellen Anbieter, die auf dem oben genannten Anforderungsdokument basiert. Weisen Sie jedem Anbieter eine Bewertung zu, um eine objektive und vergleichbare Beurteilung durchführen zu können.

Nachdem Sie durch Ihre Bewertungsmatrix aus einer Longlist eine Shortlist mit Anbietern gemacht haben, vereinbaren Sie mit den potenziellen Anbietern Demos, um die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit der Software zu bewerten. Es ist ratsam, die Demos mit denjenigen Mitarbeitern des Unternehmens durchzuführen, die später die Software nutzen werden.

Fazit: Wie kann ich mir bei meiner Entscheidung sicher sein?

Hinter diesem provokanten Zitat steckt der Gedanke, eine große Standardlösung zu nehmen, für die sich auch viele andere Unternehmen entschieden haben. Jedoch ist diese selbstverständlich nicht automatisch die passende Lösung für Ihr Unternehmen. 

Die Auswahl ist komplex und anspruchsvoll. Als interner, unerfahrener Mitarbeiter kann man zudem betriebsblind sein und wichtige Faktoren übersehen.

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