In unserem letzten Blog-Beitrag haben wir darüber berichtet, wie gutes remote Management gelingt. Darauf aufbauend möchten wir Ihnen heute ein paar Tipps an die Hand geben, wie Sie Ihr Web-Meeting oder Ihren Online-Workshop erfolgreich durchführen. Natürlich könnten Sie Ihre Präsenzveranstaltung eins-zu-eins in den digitalen Raum übertragen. Unsere Erfahrung hat jedoch gezeigt, dass zum einen oftmals auch Präsenztermine großes Verbesserungspotenzial haben und es zum anderen bei Online-Terminen einige Tücken gibt, die Sie durch unsere Tipps und entsprechende Vorbereitungen gut umgehen können.

Den Rahmen festlegen

Zu aller erst sollten Sie sich, wie bei jedem Termin, im Klaren darüber sein, um welche Art von Termin oder Veranstaltung es sich überhaupt handelt und was Ihre Teilnehmer erwarten. Meeting, Webinar, Seminar, Konferenz, Workshop…. Es gibt eine Vielzahl von  möglichen Veranstaltungstypen. Werden Sie sich darüber klar, um welchen Veranstaltungstyp es sich handelt, was Ihre Teilnehmer von der Veranstaltung bzw. dem Termin erwarten und welche Rolle Sie selbst dabei einnehmen. Daraus lässt sich dann der gewünschte Inhalt, die Dauer und der Aufwand für die Vorbereitung ableiten. Lassen Sie sich bei der Vorbereitung und der Umsetzung unterstützen. Bei Online-Terminen kann es durchaus hilfreich sein, wenn Sie sich z.B. für den technischen Support, das Protokoll Schreiben, das Beobachten und Beantworten von Chat-Nachrichten, bei der Betreuung von Gruppenarbeiten oder der Moderation Unterstützung holen.

Die Auswahl des richtigen Tools

Wir können Ihnen nicht das einzig wahre Web-Meeting Tool empfehlen. Die Auswahl am Markt ist riesig und wird laufend erweitert. Go to Meeting, Zoom, Webex, Teamviewer, Skype, Microsoft Teams, Jitsi … um nur einige davon zu nennen. Es ist ratsam, ein Tool zu wählen, das bereits eine große Bekanntheit erlangt hat. So ist die Chance groß, dass Ihre Teilnehmer mit dem gewählten Tool vertraut sind und Ihre Veranstaltung reibungslos durchgeführt werden kann. Bei gewachsenen IT Strukturen, auch wenn es nur bei einem Teilnehmer der Fall ist, ist häufig Microsoft Teams sinnvoll. Vorhandene IT Restriktionen berücksichtigen die Microsoft Produktpalette recht häufig und das Vertrauen ist groß. Sie selbst sollten sich im Vorfeld mit dem Tool intensiv auseinandersetzen und Ihren Teilnehmern, je nachdem für welchen Veranstaltungstypen Sie sich entschieden haben, einen Proberaum zum Kennenlernen des Tools zur Verfügung stellen. Bei einer solchen Gelegenheit bietet es sich ebenfalls an, dass die Teilnehmer nicht nur das verwendete Tool kennenlernen, sondern auch einander. Es gibt Ihren Teilnehmern die Möglichkeit, Fragen vorab zu stellen oder Themen vorzuschlagen, die dann im eigentlichen Termin mit aufgenommen werden. So können Sie Ihre Veranstaltung noch besser vorbereiten.

Eine gute Vorbereitung ist das A und O

Gute Vorbereitung ist natürlich auch bei einer Präsenzveranstaltung wichtig. Aber gerade bei Online-Terminen ist eine gute Vorbereitung um ein Vielfaches wichtiger, da es eine ganze Reihe an zusätzlichen Faktoren zu berücksichtigen gibt. Welches Tool wird eingesetzt? Sind alle Teilnehmer mit der passenden Hardware ausgestattet? Funktioniert die Technik einwandfrei? Gibt es eine stabile Internetverbindung? Welche Rollen müssen verteilt werden und wer übernimmt diese? Welches Zeitlimit wird angesetzt? Welche Themen müssen in der Agenda mit aufgenommen werden? Beziehen Sie bei der letzten Frage gerne Ihre Teilnehmer mit ein.

Licht, Bild und Tonqualität

Es gibt wenig, das während eines Online-Meetings mehr stört als schlechte Ton- oder Videoqualität. Professionelle Mikrofone und Lichtquellen müssen nicht teuer sein. Sie machen aber einen großen Unterschied. Eine Investition in ein gutes USB-Mikrofon für einen klareren und natürlicheren Klang, eine Ring- oder LED-Leuchte für ein gut ausgeleuchtetes Bild sowie eine gute Webcam können Wunder wirken.

Testen Sie zudem vorab Ihr Mikrofon und Ihre Stimme. Lassen Sie sich dabei von einem Kollegen oder einer Kollegin unterstützen. Insbesondere bei länger andauernden Workshops oder Seminaren kann der Klang eine wichtige Rolle spielen. Ist der Klang schlecht, können die Teilnehmer Ihnen nur schwer über einen längeren Zeitraum konzentriert zuhören.

Wählen Sie für Ihren Termin schlichte Kleidung, die zu Ihrem Hintergrund passt, damit Ihre Teilnehmer nicht davon abgelenkt werden. Wählen Sie den Bildausschnitt bewusst aus und vermeiden Sie unruhige oder unaufgeräumte Hintergründe, die Ihre Teilnehmer ablenken, so könnten auch Sie unprofessionell wirken.

Geben Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit, Sie bei einem technischen Problem telefonisch zu kontaktieren. Verbindungsprobleme werden häufig durch Störungen des WLANs verursacht. Verbinden Sie Ihren Rechner direkt mit dem Router durch ein LAN oder Ethernet Kabel für mehr Stabilität und Geschwindigkeit.

Virtuelles Whiteboard

Die Dokumentation und Visualisierung von Arbeitsergebnissen ist für Meetings und Workshops essenziell. Sie sollte daher auch virtuell nicht fehlen und jederzeit für die Teilnehmer sichtbar sein. Virtuelle Whiteboard-Tools wie z.B. Miro unterstützen Sie nicht nur bei der Visualisierung, sondern bieten Ihnen noch weitere Features wie z.B. Chat, Video, Timer und die Abstimmungsfunktion.

Hybrid-Meetings

Bei einem Hybrid-Meeting können sowohl Online- als auch Live-Teilnehmer an der Veranstaltung teilnehmen. Es handelt sich hierbei allerdings nicht um die bloße Übertragung der Veranstaltung via Live-Stream. Den Online-Teilnehmern muss es ebenso wie den Live-Teilnehmern möglich sein, sich aktiv in die Veranstaltung einzubringen, mit dem Referenten und anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten und an Fragen und Antworten teilzunehmen. Die Vorteile liegen auf der Hand: lange Anfahrten entfallen und quasi jeder kann an dem Meeting teilnehmen: weit entfernte Kunden, Geschäftspartner mit einem vollen Terminkalender oder Teilnehmer, die quarantänebedingt nicht reisen dürfen.  

Es ist jedoch zu beachten, dass ein Hybrid-Meeting deutlich aufwendiger ist als ein reines Online-Meeting, da hier noch die Faktoren eines physischen Meetings mit einfließen. Die technischen Voraussetzungen müssen geschaffen werden, so dass alle Teilnehmer gut zu sehen und zu verstehen sind. Da diese Mischform einige weitere Tücken parat hält, sollten Sie sich im Vorfeld gut überlegen, ob ein Hybrid-Meeting für Sie infrage kommt. Wenn sich z.B. die überwiegende Anzahl an Personen vor Ort befindet, werden die Remote Teilnehmer oft unterbewusst „vernachlässigt“ bzw. vergessen. Es gibt Anbieter, die sich auf Hybrid-Events spezialisiert haben und Sie insbesondere bei größeren Veranstaltungen bei der Vorbereitung und mit der notwendigen Hardware unterstützen können. Auch einige Hotels bieten passende Räumlichkeiten und die notwendige technische Ausstattung an, die für ein Hybrid-Meeting notwendig ist.

Fazit

Die bisher häufig verschmähten Online-Events haben durch die Corona-Pandemie Ihren Weg in unseren Alltag gefunden (hierzu passend: Arbeit 4.0 – mehr als Homeoffice). Und dort werden Sie aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile auch bleiben. Die professionelle Umsetzung und ein reibungsloser Ablauf ist für jeden von uns machbar. Dabei spielt die Auswahl des richtigen Tools und der passenden Hardware genauso eine Rolle wie die gute Vorbereitung und Planung. Hinterlassen Sie mit Ihrem professionellen Auftritt ein positives Gefühl bei Ihren Teilnehmern.